Jurídico

Como aumentar o desempenho do escritório de advocacia

Publicado por Veja Notícias no dia 05/10/2021 as 19:51

Pensar no advogado do futuro, é visualizar um profissional amplamente conectado com a tecnologia. A fim de oferecer a melhor prestação jurídica. O advogado do futuro terá que olhar para o mercado e vislumbrá-lo como algo extremamente mutável. As novas tecnologias, criam novas demandas, que exigem novas soluções para o escritório de advocacia. 

Hoje, no Brasil, existem mais de 1,1 milhões de advogados licenciados pela OAB. Dessa forma, o Brasil se torna o terceiro maior pais em quantidade de advogado no mundo.

Portanto, neste cenário cada vez mais competitivo é essencial que a atuação do advogado esteja aliada a práticas de gestão e ao bom uso da tecnologia alinhado com a Advocacia 4.0. 

O que é a Advocacia 4.0?

O conceito de Advocacia 4.0 está relacionado à adesão de métodos digitais em todos os setores do escritório, permitindo a redução de gastos e a otimização de processos. 

A tecnologia no escritório de advocacia

As novas tecnologias estão cada dia mais presentes no cotidiano da sociedade, evoluindo rapidamente. Desde a inteligência artificial e o big data até a internet das coisas, o impacto na vida das pessoas e no dia a dia das empresas é enorme e no Direito, não é diferente.

Por ser estratégica, a prática dos serviços jurídicos tende a ser muito mais interessante com a implementação de novas tecnologias que facilitam e otimizam a rotina de trabalho nos escritórios de advocacia.

Sendo assim, o desenvolvimento tecnológico é com certeza um fato positivo que traz progresso à vida humana em todos os seus âmbitos.

Segundo  VIEIRA e FONSECA (2019, p. 37):

Boa parte da entrega de serviços jurídicos ainda é feita de forma artesanal por escritórios de advocacia. Profissionais de todos os níveis de senioridade ainda executam tarefas manualmente, o que não necessariamente é a melhor estratégia. […] E essa advocacia artesanal não necessariamente é aquela sob medida no sentido mais puro do termo (pensada em seus pormenores para o cliente, em situações complicadas), mas simplesmente a que envolve a consecução de trabalhos desnecessariamente artesanais, nos quais a exigência de esforços manuais acaba sendo mais custosa para o contratante e para o próprio advogado. […] se estamos falando de uma artesanalidade composta por tarefas manuais e repetitivas, que demandam pouco ou nenhum esforço cognitivo de sua parte, por que não as delegar à tecnologia para que os casos de maior complexidade possam tomar-lhes o tempo? 

Assim, utilizar meios tecnológicos para reduzir o tempo gasto em tarefas “manuais” é uma excelente opção para melhorar a performance do escritório de advocacia.

Dessa forma, entre os benefícios advindos da implementação da advocacia 4.0, podemos mencionar: 

Aumento da produtividade

De antemão, com a utilização de sistemas que facilitam ou automatizam processos é certo que o desempenho na realização de tarefas repetitivas vai ser muito mais alto.

Otimização do tempo 

A partir da utilização de ferramentas tecnológicas, os profissionais possuem mais recursos para analisar cada causa, olhando para as informações de forma clara e tomando as melhores decisões, desse modo há uma significativa redução no tempo de serviço.

Redução de custos 

Ao passo que, as tarefas são executadas em muito menos tempo, há também uma redução considerável de custos.

Aumento na qualidade do serviço

A partir do momento em que o tempo gasto com tarefas repetitivas é reduzido, existe muito mais tempo e energia disponíveis para serem aplicados à sua atividade principal.

Quais softwares são usados em um escritório de advocacia?

Entre os principais tipos de softwares que podem ser utilizados em um escritório de advocacia estão os:

  • Gerenciadores de processos
  • Softwares de automatização
  • Sistemas de gestão financeira
  • Gerenciadores de contratos
  • Sistemas de informação judicial
  • Tomada de decisão
  • Videoconferência

Porém, para que todos estes recursos sejam bem utilizados, é essencial adequar o escritório a boas práticas de gestão.

Como fazer a gestão de um escritório de advocacia?

Primeiramente, a faculdade de direito não possui uma disciplina voltada para a inserção do advogado no mercado de trabalho e, tampouco, para a boa gestão do escritório de advocacia.

Entretanto, os escritórios de advocacia são empresas e é essencial encará-los como tal. Desse modo, é possível evitar problemas futuros e se destacar em um dos mercados jurídicos mais concorridos do mundo.

A organização de todos os afazeres, de forma a realizá-los em tempo hábil, tende a ser um dos principais desafios na gestão do escritório de advocacia. 

E para advogados, o bom uso do tempo é essencial. Levando em conta o fato de ter que lidar com prazos processuais, atendimentos jurídicos, reuniões, audiências, além de ter que escrever recursos e petições, a má gestão do tempo e das tarefas pode trazer grandes riscos.

Dicas para melhorar a gestão do escritório de advocacia

Agora, acompanhe algumas dicas para fazer a gestão do seu escritório.

Automatize processos

Desde já, construir um ambiente voltado para a produtividade é essencial, entretanto é necessário levar em conta que existe um limite para a capacidade de produção de um ser humano.

Portanto, utilizar um software jurídico que automatize tarefas repetitivas é primordial para melhorar o desempenho do seu escritório de advocacia. 

Assim, a economia de tempo e recursos aplicados nesse tipo de tarefa sem dúvidas serve como diferencial competitivo, levando em conta que o escritório terá mais tempo para se dedicar a sua atividade principal.

Delegue tarefas

Antes de tudo, delegar nada mais é do que incumbir tarefas ou projetos a profissionais do escritório. 

Além disso, essa prática é fundamental  para desafogar o gestor de tarefas repetitivas, aumentando a produtividade e permitindo que possa focar nas demandas estratégicas do escritório de advocacia.

A princípio pode ser difícil se sentir seguro ao delegar tarefas no seu escritório de advocacia, mas essa prática traz resultados excelentes, pois, além de desafogar os gestores, contribui para o desenvolvimento da equipe.

Comunicação interna

Primordialmente, manter a comunicação assertiva no escritório é essencial. Muitos problemas ocorrem em decorrência da comunicação ser ineficiente.

Por exemplo, considere a possibilidade de comunicar de forma equivocada o prazo de resposta para uma intimação ou até referente ao prazo de um processo. Um erro como esse pode gerar diversas consequências negativas para o escritório.

Afinal, definir um canal oficial para realizar a comunicação de informações relevantes e tornar a comunicação mais simples é um bom começo para melhorar a comunicação interna do escritório de advocacia.

Treinamento dos colaboradores 

Devido a alta competitividade do mercado jurídico, os processos e técnicas podem mudar com frequência. 

Nesse sentido, exemplos claros disso são alterações nas leis, em prazos processuais e reformas na legislação. Em função disso, manter sua equipe sempre atualizada é essencial para manter um bom nível de qualidade na prestação dos serviços jurídicos.

Além disso, soft skills e inteligência emocional são qualidades importantes em um bom profissional, portanto também é importante investir no desenvolvimento pessoal dos colaboradores.

Gestão financeira

À primeira vista, a gestão financeira pode ser um grande desafio na gestão do escritório de advocacia, entretanto, como em qualquer negócio, é essencial. 

Devido ao fato de esse tipo de demanda, no geral, não fazer parte do expertise de um advogado, possuir um software jurídico que facilite o controle de contas a pagar e receber e realize relatório de gastos reembolsáveis, permite que você tenha a segurança de que nada está deixando de ser cobrado ou contabilizado.

Otimize a prospecção de clientes

Considerando a competitividade do ambiente jurídico, contar apenas com o famoso marketing boca a boca é uma aposta bem arriscada.

Nesse sentido, aplicar estratégias de marketing jurídico digital na rotina do escritório é essencial não só para conseguir clientes, mas para conseguir clientes qualificados e adequados para a estratégia e os objetivos do escritório.

Além disso, o marketing jurídico proporciona benefícios como o fortalecimento da marca do escritório e o aumento da percepção de autoridade na sua área de atuação no direito.

Possui alguma dúvida? Deixe um comentário, ficaremos felizes em responder!

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