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Saiba como manter o controle de estoque de medicamentos

Publicado por Veja Notícias no dia 04/09/2021 as 17:35

Não há ser humano que nunca tenha precisado de um remédio ou medicamento qualquer para tratar algum sintoma indesejado. Já os donos de farmácia, precisam de uma gestão muito séria do seu negócio, como ao falar sobre o controle de estoque de medicamentos.

Diferentemente de outros produtos que não exigem tantos cuidados, os medicamentos e remédios têm um protocolo muito mais sério de produção, logística, transporte e estoque, o que acaba exigindo bem mais dos profissionais da área.

Por exemplo, um remédio que precise de ventilação ou mesmo climatização adequada, vai exigir um transporte dedicado, com veículos que sejam capazes de manter a temperatura indicada pela fabricante e exigida pela fiscalização.

Esses pontos se tornam ainda mais importantes atualmente, pois o varejo farmacêutico tem testemunhado uma fase de crescimento como nunca se viu antes, seja na venda no balcão das drogarias, ou mesmo por meio da internet e despacho via delivery.

Quem comprova isso é uma pesquisa recente da IQVIA (The Human Data Science Company), empresa que é referência no fornecimento de informações da área. A curva de crescimento do último período foi de mais de 15%, em um total de R$ 140 bilhões.

Lembrando que, o setor farmacêutico é imenso, podendo incluir desde serviços básicos como aplicação de vacinas e injeção, até a venda de medicamentos restritos ou de acessórios da área médica, como lençol hospitalar de papel.

É justamente nessa variedade enorme de produtos, serviços e soluções no geral que precisamos ficar atentos com a questão da logística e do estoque. Por isso, escrevemos este artigo, trazendo aqui as melhores práticas da área.

Além de detalhar a importância de manter um controle de estoque de excelência, e das dicas e conselhos de boas práticas desse setor, vamos salientar como um sistema automatizado pode facilitar essa demanda diária da maioria dos estabelecimentos.

O mais bacana é que hoje as estratégias de estoque evoluíram tanto, que podem ajudar qualquer farmácia, drogaria ou empresa da área, como uma indústria que faz uso de centrífuga Decanter, máquina que lida com produtos químicos.

Ou seja, qualquer produto que exige cuidados especiais, pode se beneficiar de uma boa gestão de estoque, bem como de uma cultura pragmática de excelência. Então, para entender como exatamente fazer isso, basta continuar a leitura.

POP: Que procedimento é esse?

A sigla POP nos remete ao Procedimento Operacional Padrão, que na verdade não se limita ao segmento farmacêutico, mas garante excelência a qualquer empresa que tenha uma demanda mais delicada por logística e estoque.

Afinal, um procedimento correto não tem a ver apenas com fiscalização ou com leis que obrigam algumas empresas a fazer certas manipulações de itens e produtos.

Trata-se também de otimizar gastos, aumentar as margens e deixar o cliente mais satisfeito, seja com a qualidade do serviço ou com a agilidade no atendimento e na entrega.

Mesmo na área de serviço, como uma higienização do ar condicionado, se a empresa tiver uma diretriz bem definida por um POP, ela vai prestar um serviço melhor.

No caso do universo farmacêutico, os pontos principais a integrar um procedimento padronizado são os seguintes:

  • A entrada das mercadorias;
  • Inventários periódicos;
  • Os lotes e datas de validade;
  • Fluxo de venda por medicamento;
  • Estratégias com fornecedores;
  • Investir em tecnologias;
  • Integração de loja física e online;
  • Aplicação a outros produtos.

Dessa forma, fica claro que a renovação de um estoque de medicamento pode ir desde uma tabela de controle (como um POP, que pode ser implementado assim), até os famosos ERPs, que são os Enterprise Resource Planning.

O que eles fazem, justamente, é o Planejamento de Recursos Empresariais. Porém, com alta capacidade de integração tecnológica, inclusive já com a Computação na Nuvem.

Por dentro da gestão de medicamentos

Muita gente ignora, mas a gestão mal feita pode levar a prejuízos, inclusive de cunho financeiro, já que os remédios vencidos serão descartados.

Lembrando que, além das exigências de organização e higienização, alguns produtos demandam controle de temperatura e até mesmo um resguardo do contato com a luz solar.

Por isso, agora vamos aprofundar os pontos essenciais para essa gestão ocorrer do modo mais prático e eficiente no dia a dia de uma farmácia, drogaria ou loja virtual.

A entrada das mercadorias no controle de estoque

Os quatro pilares de qualquer movimentação de mercadoria são a produção, a logística, o transporte e o estoque. Como a farmácia comercializa, mas não produz, ela fica com a parte de recebimento, logística interna, estoque e venda ou despacho.

Nessa dinâmica, o ponto fundamental é a entrada da mercadoria, que equivale ao recebimento que ela faz em relação aos fabricantes e fornecedores.

A parte fiscal e prática é como a de qualquer outro produto, seja uma loja de roupas ou uma fábrica de máquina de alinhamento. Basta conferir as quantidades e só assinar a nota fiscal depois que tudo estiver correto.

Já o estoque precisa levar em conta os tipos de medicamentos, se podem levar luz do sol e qual a temperatura ideal, entre outros cuidados.

O poder do inventário periódico no controle de estoque

Aqui já temos um cuidado redobrado, que precisa contar com a ajuda de algum profissional. Ele não precisa ter essa função única, caso a farmácia não seja tão grande.

Contudo, é fundamental que alguém faça esse inventário, que consiste em conferir o estoque completo e atualizar as tabelas e planilhas, mesmo que não tenha chegado nada novo.

Um segredo é que seja um balconista ou mesmo o farmacêutico, pois ele conhece a rotina da operação. Além disso, é bom cumprir isso em um arco específico de tempo, como a cada 20 dias.

Os lotes e datas de validade dentro do controle de estoque

Se o cliente chega com uma demanda medicamentosa de um tratamento que vai se estender por mais de um mês, a data de validade tem que ter no mínimo quantos dias?

Quem respondeu no mínimo o tempo do tratamento respondeu certo, porém alguns infelizmente ignoram isso. No caso, já é lei que um medicamento não pode ser vendido com data de validade inferior ao arco de tempo do tratamento.

Se mesmo um produto de limpeza como um desinfetante bactericida tem sua shelf life, quem dirá um produto que impactará no organismo de um ser humano. Então, é fundamental ficar de olho nisso na hora de receber e de vender medicamentos.

Fluxo de venda por medicamento

Uma dica de ouro é criar um controle individualizado, em vez de tratar todos os produtos que foram entregues juntos como se fossem iguais, já que não são.

Assim, cada medicamento passa a ter uma linha ou célula ativa no seu controle. Afinal, pense bem, se um item acaba sobrando no estoque, você pode ter prejuízo de vencimento, ao passo que se faltar você pode perder vendas. Precisa haver um equilíbrio.

Estratégias com fornecedores no controle de estoque

Outro diferencial bacana é ter uma boa relação com seus fornecedores. Na verdade, não trabalhe jamais com aventureiros, mas sim com parceiros, que sejam sérios e saibam o que estão fazendo.

Além de garantir a procedência dos medicamentos, com o tempo você pode contar com serviços diferenciados, como entrega mais rápida e reposição mais dinâmica.

Uma empresa que vende máquina extratora de suco de laranja preço pode fazer promoções e negociar formas de pagamento com seus distribuidores. 

Pois saiba que uma farmácia também, desde que saiba negociar estrategicamente com seus fornecedores, pleiteando formas de entrega e de pagamento que beneficiem as vendas.

Investir em TI e demais tecnologias para o controle de estoque

Acima já mencionamos os ERPs, mas infelizmente tem muita gente que ainda não investe em tecnologia para fazer um melhor controle de estoque.

A vantagem no caso das farmácias é que um sistema integrado pode facilitar não apenas a entrada e a saída, mas também o aviso dinâmico de produtos que estão perto de acabar. As redes de farmácias ainda podem englobar o sistema pela computação na nuvem e ter um controle de estoque totalmente online.

Integração de loja física e online

Outro segredo que a computação na nuvem e os ERPs ajudam a fazer é integrar estabelecimentos físicos e lojas virtuais.

Lembrando que essa estratégia se chama marketing de 360 graus, e traz outras vantagens como padronização da experiência do cliente.

Técnica da aplicação a outros produtos

Um bônus para qualquer farmácia ou drogaria é lembrar-se que esses estabelecimentos também vendem produtos que não são exatamente medicamentosos.

Assim como uma firma de manutenção elétrica industrial pode faturar mais vendendo produtos, acessórios e transversais, uma farmácia pode vender cosméticos, perfumaria, itens para crianças ou idosos e daí em diante.

O grande segredo aqui é unificar também esses produtos no mesmo ERP ou na mesma tabela de controle, pois assim o programa passa a informar sobre a reposição e os cuidados especiais de cada produto, facilitando a rotina.

Conclusão

O segmento de farmácias e drogarias é um dos que mais crescem no país. Se isso traz vantagens, também traz uma concorrência muito maior.

Para se diferenciar na multidão, nada melhor do que manter o controle de estoque de medicamentos, evitando desperdícios, otimizando processos e maximizando as vendas.

Por exemplo, vimos que um ERP pode automatizar a operação e trazer mais assertividade. Com as demais dicas e informações que trouxemos acima, vai ficar ainda mais fácil você dar os primeiros passos e manter as boas práticas dessa área.

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