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Como organizar documentos em seu escritório?

Publicado por Veja Notícias no dia 22/09/2021 as 13:48

Antes de mais nada, quem nunca viveu uma situação de ter que providenciar um documento para o chefe e na hora não lembrar onde ele está? Para evitar essas e outras situações, descubra 7 formas de organizar documentos no escritório.

É verdade que pouco a pouco as empresas estão aderindo à digitalização de documentos. Esses serviços são oferecidos por aplicativos como Google Drive, One Drive, Dropbox e vários outros.

No entanto, ainda há muitas situações em que é necessário usar um documento físico. E nestas situações, tê-los organizados faz toda a diferença.

Para que sejam organizados, os documentos precisam ser separados por categorias para depois serem arquivados, ou seja, organizados.

Além disso, o ideal é que o sistema de catalogação digital, siga o mesmo esquema de catalogação físico. Afinal, é ainda mais fácil deixar os documentos desorganizados  no computador. Concorda?

Como organizar documentos de escritório?

De antemão, separei 7 dicas para você de como organizar documentos no seu escritório.

1 – Espaço físico

Em primeiro lugar, para organizar os documentos em seu escritório é ter um local onde eles ficarão guardados. Em que local do escritório? Qual o tipo de móvel?

Portanto, para escritórios, uma boa opção é procurar por empresas metalúrgicas gabinetes. O gabinete é um ótimo meio para armazenamento que pode ser usado para organizar várias coisas, principalmente, documentos.

2Juntar os documentos

Com o local de armazenamento definido, é hora de recolher os documentos espalhados pelo escritório.

3Separar em categorias

Após recolher todos, é hora de separá-los por categorias. Por exemplo, por departamento:

  • Rh;
  • Financeiro;
  • Operacional;
  • Marketing.

E dentro de cada categoria, uma subcategoria, por exemplo: 

  • Contas de consumo;
  • Notas fiscais;
  • Cadastro de clientes e fornecedores;
  • Balanço financeiro
  • Etc.

4 – Pasta para organizar documentos

Para organizar os documentos, você vai precisar de pastas com etiquetas. Para facilitar o armazenamento e a consulta, prefira os gabinetes de pasta. Assim, ao abrir o gabinete, você tem uma visão completa das pastas, o que ajuda na hora da busca.

5Organizar em Ordem Alfabética

Organizar as pastas em ordem alfabética facilita na hora da busca.

6Digitalização

Todos os documentos devem ser digitalizados. Pouco a pouco as instituições estão aceitando documentos digitalizados.

Mantendo os arquivos digitalizados e organizados da mesma maneira que no sistema de organização físico, otimiza o trabalho na hora de localizar e compartilhar esse documento.

7Rotina de arquivo

Depois de implantar o sistema de arquivo, cuide para que todos que o utilizam conheçam o sistema e o adotem.

Além disso, é preciso manter a organização. Para isso, separa um dia da semana para cuidar dessa organização.

Até lá, adote o sistema de caixa de entrada. Isto é, adote uma pasta, uma caixa para organizar documentos, um lugar em que ao longo dos dias você deposite todos os documentos que chegarem.

Suponhamos que seu dia de organizar documentos do seu escritório seja a sexta-feira. Assim, na sexta, você vai pegar todos os documentos que estão na caixa de entrada e tratá-los.

Isso significa, separá-los em categorias, digitalizá-los e colocá-los nas devidas pastas e arquivar no gabinete de pastas suspensas e nas suas pastas no drive.

Apesar de as dicas serem voltadas para seu escritório, é interessante adotar um sistema semelhante para a vida pessoal, afinal, a vida pessoal também tem as suas burocracias.

E a mesma lógica de organização pode servir para fotos, por exemplo. Quem nunca se perdeu procurando no celular uma foto da última viagem que fez?

Organize-se para organizar documentos

Todos os dias lidamos com diversos documentos na vida pessoal e no escritório. Sendo assim, é preciso criar e manter um sistema de organização.

Como arquivo, adote o gabinete de metal produzido por uma empresa metalúrgica.

Adotando essas 7 formas de organizar documentos em seu escritório, você nunca mais vai passar sufoco quando precisar de um documento urgente.

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