Finanças

Como cuidar das finanças com o excel? Veja algumas formas

Publicado por Veja Notícias no dia 14/01/2022 as 18:28

Um dos softwares mais antigos e consolidados na criação de planilhas, o Excel é uma ferramenta valiosa no contexto doméstico e empresarial, um instrumento que pode ser usado no controle e organização das finanças

Como cuidar das finanças com o excel? Veja algumas formas

O recurso de planilhas oferece múltiplas possibilidades de aplicação de fórmulas, viabilizando a criação de bancos de dados não-relacionais, os mais comuns no ambiente organizacional das empresas, uma preferência motivada por seu baixo custo. 

Neste artigo, conheça alguns usos do Excel para contabilização de finanças pessoais ou em uma organização, como uma clínica de fisioterapia, quais os principais comandos e por onde começar a usar essa ferramenta. 

Recorrendo a uma planilha eletrônica 

O Excel é um recurso de planilha eletrônica que organiza informações em dados e permite a aplicação de fórmulas matemáticas diversas, além de recursos de estilização. Os arquivos podem ser compartilhados, integrados em API e atualizados a qualquer momento. 

Nascido como uma das ferramentas do Pacote Office, o Excel se adaptou às modificações do mercado, e hoje também pode ser considerada uma SaaS, sigla para Software as a Service, método que usa computação em nuvem para hospedar infraestrutura na web. 

Assim, o usuário que deseja manusear as planilhas Excel pode acessar todas as funcionalidades do programa pelo navegador, sem a necessidade de fazer download na própria máquina. Além da praticidade, o modelo poupa espaço de armazenamento. 

O aspecto que tornou o Excel tão importante para empresas e pessoas é a sua capacidade de efetuar cálculos matemáticos automaticamente, com a digitação de fórmulas nas colunas da planilha. Alguns exemplos de fórmulas mais usadas são: 

  • MÉDIA(): Calcula média estatística de itens da coluna; 
  • MODO(): Informa o número mais repetido em uma sequência; 
  • MED(): Mediana estatística, informa número do meio; 
  • CONT.VALORES(): Realiza a contagem de unidades não-vazias. 

O Excel permite a inserção de conceitos de lógica de proposições, como condicionais e outros componentes, como informações de datas e horários. Toda essa estrutura se posiciona sob a forma de células e colunas. 

Enquanto as células são cada unidade de linha apresentada na planilha, as colunas são as sequências verticais de células. Cada elemento pode ser selecionado separadamente e editado, de modo a manter o padrão de células na mesma coluna ou inserir dados distintos. 

Para as empresas, o Excel permite a criação e atualização de balanços contábeis, demonstrativos financeiros, fluxo de caixa, além de outras fichas como a presença e desempenho de colaboradores e parceiros. 

Informações podem ser integradas e atualizadas automaticamente por seu poder de replicar fórmulas. Portanto, a ferramenta pode ser ligada a fichas de cadastro e muitos outros métodos online de entrada de dados, como uma landing page de higienização de carro

Analisando as finanças com Excel

Diante de suas muitas aplicações, as finanças figuram entre os principais usos da plataforma, sendo esses documentos que se apresentam sob a forma de fichas, tabelas e gráficos compatíveis com a estrutura de um banco de dados. 

O nível de complexidade para a montagem de uma planilha Excel depende da natureza das finanças que devem ser analisadas. Eis alguns exemplos de projetos que se encaixam no contexto doméstico e outros mais adequados às necessidades de uma empresa:

Finanças pessoais

As finanças pessoais exigem uma organização mais simples devido ao baixo número de variáveis e grupos de interesse envolvidos. Considerando que as famílias, em média, apresentam cerca de 2 a 5 integrantes, fatores que devem ser especificados são: 

  • Todas as fontes de renda da casa detalhadas;
  • Dívidas por categoria (recursos, impostos, manutenção, empréstimos);
  • Percentual destinado para reserva de emergência;
  • Investimentos (se houverem).

Cada uma dessas categorias devem ser postas em coluna, de acordo com o mês e integradas para uma possível análise anual, como marmita fit para semana. As fórmulas usadas são simples: operações básicas como somas, subtrações e multiplicações. 

Para essas fórmulas, usualmente os sinais de mais e menos comumente associados às operações matemáticas são empregados no Excel para a soma e subtração. Já na multiplicação e divisão, por outro lado, seus sinais são “*” e “/”, respectivamente.

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Finanças corporativas

Nesses casos, visto que envolvem um grande fluxo de receitas e despesas, como um plano de manutenção de ar condicionado mais robusto, além do alto número de indivíduos e instituições envolvidas nas operações, uma planilha de controle deve ser mais elaborada. 

As finanças corporativas devem seguir as regras da Contabilidade estabelecidas para as empresas, especialmente aquelas que se encaixam nos regimes tributários EIRELI, Sociedade Limitada (Ltda) e Sociedade Anônima (SA). 

Conclusão

O Excel é uma das ferramentas mais poderosas para organização de grandes quantidades de dados, um recurso massivamente utilizado por ambientes corporativos, mas também disponível e aproveitável no contexto doméstico. 
Com funcionalidades que apresentam níveis distintos de complexidade, o software pode ser aproveitado em toda sua extensão por um custo baixíssimo, referente ao armazenamento de dados, com opções mais enxutas disponíveis gratuitamente para o usuário.

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